FAQ und Datenschutzhinweise Hinweisgebermeldesystem

SIE HABEN FRAGEN?

In den FAQ finden Sie Antworten auf Ihre Fragen. Sollten Sie darüber hinaus Fragen haben, klären wir Ihr Anliegen gerne per Telefon. Die Rufnummer des Hinweisgebermeldesystems lautet: 076419201-939.

Allgemeine Fragen

Welche Hinweise kann ich hier abgeben?

Alle Hinweise, welche auf rechtswidrige oder zweckwidrige Nutzung von Finanzmitteln des Abrechnungszentrums Emmendingen hindeuten, sowie Hinweise auf mögliche Gesetzes- oder Richtlinienverstöße gegen Unionsrecht im Sinne der Richtlinie (EU) 2019/1937 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.

Die Möglichkeit, Hinweise abzugeben, steht allen Mitarbeitenden aber auch angeschlossenen Sozialversicherungsträgern, Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten des Abrechnungszentrums Emmendingen zur Verfügung.

Kann ich hier einen Hinweis auch anonym abgeben?

In unserem Hinweisgebermeldesystem können Sie Hinweise auf Wunsch auch anonym abgeben. Bitte beachten Sie hierbei, dass durch den Hinweis keine Rückschlüsse auf Ihre Identität gezogen werden können. Bitte beachten Sie auch, dass wenn Sie keine Kontaktdaten angeben, keine Rückmeldung zum Sachverhalt gegeben werden kann.

Wie gebe ich eine Meldung ab?

Grundsätzlich können die Meldung in Textform oder in mündlicher Form erfolgen. Mündliche Meldungen werden per Telefon sowie – auf Ersuchen des Hinweisgebers – im Wege einer persönlichen Zusammenkunft innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens ermöglicht.

Meldung in Textform können entweder über die genannte E-Mail-Adresse oder über das anonyme Hinweisgebermeldesystem erfolgen.

Bei Nutzung des Meldeformulars werden Sie zu Beginn gebeten, Informationen bezüglich des Datenschutzes und des Hinweisgebersystems zu lesen, eine Sicherheitsabfrage zu beantworten und einzuwilligen, dass die freiwillig angegebenen Kontaktdaten für Rückfragen und zur Mitteilung des Ergebnisses verarbeitet werden dürfen.

Im Meldeformular steht Ihnen dann ein Eingabefeld mit max. 5.000 Zeichen zur Verfügung. Bitte beschreiben Sie den Vorgang detailliert und denken Sie daran ein Passwort mitzuteilen, damit wir für etwaige Rückfragen oder zur Mitteilung von Untersuchungsergebnissen mit Ihnen verschlüsselt in Kontakt treten können.

Solange Sie selbst keine Daten in das Meldeformular eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen (z. B. Namensbestandteil in der E-Mail-Adresse) bleibt die Anonymität gewahrt.

Bekomme ich Rückmeldung/Informationen zum Status der Bearbeitung?

Bei einer mündlichen Meldung oder einer Meldung über die E-Mail-Adresse whistleblower@arz-emmendingen.de bekommen Sie ein Rückmeldung über den Eingang der Meldung und Informationen zum Status der Meldung.

Bei einer Meldung durch das Meldeformular können wir nur Rückmeldung geben, wenn Sie Kontaktdaten angegeben haben.

Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise Hinweisgeber

Datenschutzhinweise über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Hinweisgebers in Verbindung mit dem Hinweisgeber-System:

Wir freuen uns über Ihr Interesse und informieren Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Um einen einheitlichen Rechtsrahmen für die Implementierung von Meldesystemen und den Schutz von Hinweisgebern in den europäischen Mitgliedsstaaten zu erreichen, hat die Europäische Union (EU) im Jahr 2019 die Hinweisgeber-Richtlinie (EU 2019/1937) erlassen. Die Umsetzung in nationales Recht ist durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) erfolgt. Das Abrechnungszentrum Emmendingen ist verpflichtet, ein Hinweisgebersystem zu implementieren.

Zweck der Verarbeitung und berechtigtes Interesse:

Die Verarbeitung erfolgt, um Hinweise entgegenzunehmen und um Gefahren frühzeitig und wirksam abzuwenden bzw. zu sanktionieren (Prüfung und Bearbeitung der Meldung, ggf. Ermittlung gegen die beschuldigte(n) Person(en), ggf. Austausch mit Behörden und Gerichten im Zusammenhang mit der Meldung, ggf. Austausch mit beauftragten Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern oder anderen Ermittlern, …). Personenbezogene Daten werden verarbeitet, damit eine Kontaktaufnahme mit einem vertraulichen Medium bei weiteren Fragen und eine Rückmeldung über das Ergebnis möglich ist. Darin liegt auch das berechtigte Interesse des Abrechnungszentrums Emmendingen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung und Speicherdauer:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Kontaktdaten als Hinweisgeber (Name, Kontaktdaten, Tatsache falls Sie beim Abrechnungszentrum Emmendingen beschäftigt sind), erfolgt auf der Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DSGVO. Haben Sie als anonymer Hinweisgeber unbeabsichtigt Angaben gemacht, die Rückschlüsse auf Ihre Person ermöglichen (z. B. durch die Telefon-Nummer), erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Aufgrund unser berechtigtem Interesse anonymisieren wir unter bestimmen Umständen persönliche Daten. Die Meldestelle ist auch befugt, gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. c DSGVO personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus dem Hinweisgeberschutzgesetz zu verarbeiten.

Die Aufbewahrungsdauer der personenbezogenen Daten beträgt drei Jahre nach Abschluss des Vorgangs. Eine längere Aufbewahrung kann nach anderen Rechtsvorschriften erforderlich sein. Dies ist insbesondere davon abhängig, ob es z. B. zu rechtlichen Klärungen und/oder einem gerichtlichen Verfahren kommt und wie lange dies dauert.

Vertrauliche Behandlung und Weitergabe von Daten:

Hinweise werden von der Meldestelle für Hinweisgeber entgegengenommen und vertraulich behandelt. Der Sachverhalt wird geprüft und gegebenenfalls beispielsweise durch Führungskräfte weiter aufgeklärt. Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich ist, könnte es sein, dass personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, beispielsweise, wenn sich dort der Sachverhalt abspielt bzw. abgespielt hat. Es kann erforderlich sein, die im Rahmen des Hinweises beschuldigten Personen über die gegen sie erhobenen Vorwürfe zu informieren. Dabei wird die Identität des Hinweisgebers – soweit zulässig – nicht offengelegt. Bei bewusst falschen Hinweisen kann die Vertraulichkeit nicht aufrechterhalten werden. Abhängig vom Einzelfall und der Beweislage, insbesondere wenn der Hinweis ein ganz wesentlicher Beweis darstellt, kann es zu einer Weitergabe der Kontaktdaten des Hinweisgebers an Personen und Einrichtungen i. V. m. der rechtlichen Auseinandersetzung bzw. Strafverfolgung kommen. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden dabei eingehalten. Das Abrechnungszentrum Emmendingen wird mit dem Hinweisgeber zuvor klären, ob er damit einverstanden ist.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und ggf. seines Vertreters:

Verantwortlich: Frau Jacqueline Kühne (Vorständin), BKK Landesverband Süd, Stuttgarter Straße 105, 70806 Kornwestheim, Tel.: 07154 1316-0, E-Mail: info@bkk-sued.de

Vertreter: Tobias Dickreuter, Geschäftsführer, Abrechnungszentrum Emmendingen, An der B3 Haus Nr. 6, 79312 Emmendingen, Telefon: 07641 9201-0, E-Mail: info@arz-emmendingen.de

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Bei Fragen und Anregungen zum Datenschutz, zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder wenn Sie Ihre Rechte als Betroffener wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten:

Datenschutzbeauftragter, Abrechnungszentrum Emmendingen, An der B3 Haus Nr. 6, 79312 Emmendingen, Telefon: 07641 9201-114, E-Mail: datenschutzbeauftragter@arz-emmendingen.de

Als Betroffener haben Sie das Recht auf:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch/Widerruf (Art. 21 DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie grundsätzlich ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ab dem Zeitpunkt einer Offenlegung gegenüber Dritten ist dies jedoch nicht mehr möglich! Vor einer solchen Offenlegung Ihrer Identität gegenüber Dritten werden Sie im Rahmen der Rückmeldung informiert. Der Widerruf kann formfrei erfolgen. Ihr Widerruf hat ggf. zur Folge, dass wir Verfehlungen nicht aufklären bzw. rechtlich durchsetzen können.

Wenn Sie diese Rechte wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten.

Im Falle des Widerspruchs/Widerrufs könnten Sie sich auch an eine Ihnen in Verbindung mit dem Hinweis bekannte Kontaktadresse wenden (z. B. die Meldestelle) bzw. unser Kontaktformular für Hinweise nutzen.

Beschwerderecht über Datenschutzverstöße:

Sofern Sie annehmen, bei der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten in Ihren Rechten verletzt worden zu sein, können Sie sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, Tel.: 0711 615541-0, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de.

Sonstige Angaben:

Die Verwendung der männlichen Schreibweise dient der besseren Lesbarkeit. Sie gilt für alle Geschlechter.

Weiterführende Informationen zu Ihren Rechten als Betroffener und die jeweils aktuellen Kontaktdaten finden Sie auf unserer Homepage, https://www.abrechnungszentrum-emmendingen.de, auf der Seite des Datenschutzes.

Datenschutzhinweise Mitarbeitende

Datenschutzhinweise über die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten in Verbindung mit internen Untersuchungen:

Wir freuen uns über Ihr Interesse und informieren Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Der Schutz der Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist für uns ein wichtiges Anliegen, das wir auch bei Missbrauchshinweisen und internen Untersuchungen berücksichtigen. Auch wenn ein Beschäftigter beschuldigt worden ist oder ein Verdacht besteht, erfolgt die Verarbeitung bzw. Untersuchung nach klaren Regeln unter Beachtung der Persönlichkeitsrechte, denn ein Beschäftigter könnte auch zu Unrecht oder aufgrund eines Missverständnisses beschuldigt werden. Solange sich kein Verdacht bestätigt und belegt ist gilt für Jeden die Unschuldsvermutung!

Um einen einheitlichen Rechtsrahmen für die Implementierung von Meldesystemen und den Schutz von Hinweisgebern in den europäischen Mitgliedsstaaten zu erreichen, hat die EU im Jahr 2019 die Hinweisgeber-Richtlinie (EU 2019/1937) erlassen. Die Umsetzung in nationales Recht ist durch das Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) erfolgt. Das Abrechnungszentrum Emmendingen ist verpflichtet, ein Hinweisgebersystem zu implementieren.

Zwecke, Speicherdauer, berechtigtes Interesse und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, um Hinweisen auf Straftaten, schwerwiegenden Pflichtverletzungen oder Verstößen gegen EU-Recht aufzudecken und diesen nachzugehen. Es geht darum, Schaden vom Abrechnungszentrum Emmendingen abzuwenden sowie um die Pflicht, das Hinweisgebersystem umzusetzen. Darin liegt auch das berechtigte Interesse des Abrechnungszentrums Emmendingen.

Die Verarbeitung erfolgt nur, wenn dokumentierte, tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht auf einen der obigen Punkte begründen, die Verarbeitung erforderlich ist, schutzwürdige Interessen des Beschäftigten dem nicht entgegenstehen und Art sowie Ausmaß der Verarbeitung im Hinblick auf den Anlass verhältnismäßig sind. So wird mit Hinweisen und Verdachtsfällen sensibel umgegangen. Nur ein enger Personenkreis ist in den Vorgang und die Untersuchung eingebunden.

Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b, c und f DSGVO in Verbindung mit dem Hinweisgeberschutzgesetz bzw. § 15 Abs. 5 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg.

Die gespeicherten Informationen werden drei Jahre nach Abschluss des Vorgangs gelöscht. Eine längere Aufbewahrung kann nach anderen Rechtsvorschriften erforderlich sein. Die Dauer der Aufbewahrung ist davon abhängig, ob es z. B. zu rechtlichen Klärungen und einem gerichtlichen Verfahren kommt und wie lange dies dauert.

Datenquellen:

Die Angaben zum Beschäftigten können aus Hinweisen oder aus Erkenntnissen aufgrund von internen Routineuntersuchungen stammen.

Weitergabe von Daten:

Abhängig vom Einzelfall, der Untersuchung und dessen Ergebnis kann es zu einer Weitergabe personenbezogenen Daten des Beschäftigten an Ermittlungseinrichtungen, Einrichtungen der Strafverfolgung bzw. an Beteiligte i. V. m. einer rechtlichen Auseinandersetzung kommen. Sofern sich der Vorgang in einem Drittland abspielt oder abgespielt hat, könnte es zur Weitergabe von Daten in ein Drittland kommen.