FAQ – Service-Portal

Das Modul Rechnungsprüfung richtet sich an alle Leistungserbringer, die direkt mit uns abrechnen.

Sind Sie einem Dienstleister angeschlossen, so wenden Sie sich bei Rückfragen zu Ihrer Rechnung direkt an diese Stelle.

Ihnen werden alle uns vorliegenden Rechnungen angezeigt, die Sie eingereicht haben. Zudem können Sie den aktuellen Status Ihrer Rechnungen einsehen – und das rund um die Uhr.

Nein, für das Modul Rechnungsprüfung müssen Sie sich nicht registrieren. Sie benötigen lediglich Ihr Institutionskennzeichen, die Gesamtrechnungsnummer und das Rechnungsdatum und können direkt loslegen.

Lediglich für das neue Modul Berichtigungsmanagement ist eine Registrierung erforderlich.

Das Modul Rechnungsprüfung beinhaltet vorerst die Bereiche Sonstige Leistungserbringer, Arzneimittelabrechnung und Integrierte Versorgung.

Nach Eingabe Ihrer Rechnungssteller-IK, der Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums erhalten Sie Ihren aktuellen Rechnungsstatus mit weiteren Rechnungsdetails. Dies gilt für die Bereiche Sonstige Leistungserbringer, Arzneimittelabrechnung und Integrierte Versorgung.

Bitte tragen Sie hier die Gesamtrechnungsnummer ein. Die Einzelrechnungsnummer wird Ihnen im Ergebnis "Rechnungsstatus" angezeigt. Dies gilt nicht für die Integrierte Versorgung. Hier wird immer die Einzelrechnungsnummer genannt.

Über die 10-stellige Zahlbelegnummer (beginnend mit 0), welche wir mit jeder Zahlung angeben, können Sie hier die dazugehörige Rechnungsnummer suchen. Ihnen werden alle Rechnungsnummern angezeigt, die zu der eingegebenen Zahlbelegnummer gehören. Bei Bedarf können Sie weitere Rechnungsdetails einsehen.

Gerne sind wir Ihnen behilflich. Nutzen Sie für Fragen einfach unser Kontaktformular und wählen Sie dabei „Service-Portal für Leistungserbringer“ aus.

Das Service-Portal für Leistungserbringer Modul Rechnungsprüfung dient lediglich zum Überprüfen Ihrer Rechnungen. Zum Einsehen und Heilen von Berichtigungen nutzen Sie bitte das Modul Berichtigungsmanagement innerhalb des Service-Portals für Leistungserbringer. Registrieren Sie sich jetzt unter https://www.mein-le-portal.de.

Jeden Mittwoch (17.00 Uhr bis 20.00 Uhr) werden unsere Systeme gewartet. In dieser Zeit steht Ihnen das Service-Portal für Leistungserbringer nicht zur Verfügung.

Nein, das müssen Sie nicht. Die Abrechnungswege sind gesetzlich geregelt. Wir, das Abrechnungszentrum Emmendingen, nehmen keine Funktion wahr, die in den Aufgabenbereich eines Leistungserbringers fällt. Insofern sind wir auch kein Auftrags-Verarbeiter für Leistungserbringer und es ist auch keine Vereinbarung über die Auftragsvereinbarung nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu treffen.

Der Leistungserbringer oder dessen Abrechnungsstelle rechnet mit dem Sozialversicherungsträger (z. B. der Krankenkasse) ab. Wir sind im Rahmen der Abrechnungsprüfung als Dienstleister (Auftragnehmer) für Sozialversicherungsträger (z. B. die Krankenkasse) tätig. Hier bestehen entsprechende Verträge und Datenschutzvereinbarungen. Unsere Mitarbeitenden sind auf die Geheimhaltung/Vertraulichkeit verpflichtet.

Das Service-Portal Berichtigungsmanagement richtet sich an alle Leistungserbringer aus dem Bereich Sonstige Leistungserbringer, die direkt mit uns abrechnen.

Sind Sie einem Dienstleister angeschlossen? Bitte wenden Sie sich dann bei Rückfragen zu Ihrer Berichtigung direkt an diese Stelle.

In diesem Fall können Sie gerne das Portal nutzen, um die berichtigten Rechnungen einzusehen und ggfs. das Berichtigungsschreiben für Ihre Unterlagen auszudrucken.

Eine Nachzahlung der Berichtigung für LESGS B ist nur im Rahmen des TP5-Korrekturverfahren möglich.  

Unabhängig unserer Servicezeiten können Sie online fallbezogen auf Berichtigungen reagieren, Korrekturen vornehmen und uns fehlende Informationen bereitstellen.

Sie haben die Möglichkeit, alle Rechnungs- und Berichtigungsdaten einzusehen, online auf Berichtigungen fallbezogen zu reagieren, Korrekturen vorzunehmen und uns fehlende Informationen und Dokumente bereitzustellen.

Die Nutzung des Moduls Berichtigungsmanagement ist für Sie als Leistungserbringer kostenlos.

• Im Modul Rechnungsprüfung sehen Sie Ihre bei uns eingereichten Rechnungsdaten und den dazugehörigen Rechnungsstatus.
• Im Modul Berichtigungsmanagement können Sie zusätzlich Ihre Berichtigungen heilen und fehlende Informationen und Dokumente hochladen.

Sie benötigen folgende Hard- und Software:

• Internetanschluss
• Monitor mit Auflösung von mindestens 1024x768. Empfehlenswert sind Monitore mit einer Auflösung von 1920x1200 Pixel
• Die Installation von Microsoft Windows Internet Explorer 11 oder höher wird vorausgesetzt. Weitere Internetbrowser sind ebenfalls möglich: Mozilla Firefox, Google Chrome und Safari
• Smartphone (Apple iOS oder Android) mit einer Authentifizierungs-App zur Generierung der Authentifizierungscodes

Zusätzlich zur Anwendung des Moduls Berichtigungsmanagement muss eine Authentifizierungs-App auf Ihrem Smartphone installiert werden. Diese App generiert ausschließlich Authentifizierungscodes. Diese Codes garantieren den Zugriff auf Ihre geschützten Daten und werden im Modul Berichtigungsmanagement abgefragt. Erst nach Eingabe eines sogenannten Authentifizierungscodes können Sie das Service-Portal nutzen.

Nein, nur die Rechnungen werden über DTA geliefert. Die bearbeitenden Berichtigungen werden direkt ins System eingespielt (Berichtigungsverfahren).

1. Öffnen Sie das Service-Portal für Leistungserbringer – Modul Berichtigungsmanagement – unter https://www.mein-le-portal.de und klicken Sie auf „Registrieren“.
2. Geben Sie Ihre Angaben zu Ihrer Institution und zum Ansprechpartner ein.
3. Laden Sie anschließend den Nachweis für Ihre Legitimation, als eingetragener Leistungserbringer bei der ARGE IK, (bzw. eine Gewerbeanmeldung) hoch und klicken Sie auf „Absenden“.
4. Nach erfolgreicher Prüfung Ihrer Angaben und Ihrer Legitimationsunterlagen wird Ihnen ein Zugang zum Modul Berichtigungsmanagement eingerichtet. Anschließend erhalten Sie postalisch zwei Briefe. Einen mit Ihren Zugangsdaten für das Service-Portal für Leistungserbringer – Modul Berichtigungsmanagement – und einen für eine Authentifizierungs-App.
5. Bitte rufen Sie das Service-Portal für Leistungserbringer – Modul Berichtigungsmanagement – mit der Adresse https://www.mein-le-portal.de auf und klicken Sie auf „Anmelden“.
6. Der Registrierungsprozess ist abgeschlossen, sobald Sie nach der Anmeldung Ihr Passwort geändert haben. Das Modul Berichtigungsmanagement innerhalb des Service-Portals für Leistungserbringer steht Ihnen nun zur Verfügung.

Ja, Sie können mehrere Unter-IKs eintragen. Bitte beachten Sie, dass Sie für jedes Unter-IK ein Legitimationsdokument hochladen müssen.

Der durch die Registrierung freigegebene Mitarbeitende besitzt Admin-Rechte. Dieser kann in der Benutzerverwaltung mit dem Button „Erstellen“ neue Mitarbeitende anlegen. Diesen können ebenfalls Admin-Rechte vergeben werden oder auch nur Benutzer-Rechte. Für diese User müssen die Zugangsdaten durch Sie erzeugt werden, hier werden die Daten nicht durch das Abrechnungszentrum Emmendingen verschickt.

Wählen Sie dazu in der Benutzerverwaltung den entsprechenden Mitarbeiter aus. Rechts oben haben Sie die Möglichkeit, über den Button „Bearbeiten“, die Benutzerdaten wie z. B. Rechte zu bearbeiten. Wichtig: Diese Funktion kann nur durch einen Benutzer mit Admin-Rechten ausgeführt werden.

Wählen Sie dazu in der Benutzerverwaltung den entsprechenden Mitarbeiter aus. Rechts oben haben Sie die Möglichkeit, über den Button mit den drei Punkten, ein Passwort sowie einen QR-Code zu generieren. Wichtig: Diese Funktion kann nur durch einen Benutzer mit Admin-Rechten ausgeführt werden.

Nein, der Administrator muss im Service-Portal die Zugangsdaten des ausgeschiedenen Nutzers löschen.

Ja, aus Datenschutzgründen wird nach 6 Monaten seit der letzten Anmeldung der Zugang gesperrt. Der Nutzer erhält hierüber eine Benachrichtigung mit dem Hinweis, sich neu im Service-Portal für Leistungserbringer anzumelden.

Prüfen Sie, ob die Uhrzeiten auf Ihrem PC und Ihrem Smartphone übereinstimmen. Falls diese nicht übereinstimmen, kann diese Fehlermeldung durch Synchronisation der Uhrzeiten behoben werden.

Sie erhalten per E-Mail eine Nachricht, sobald ein Berichtigungs-Vorgang im Service-Portal für Sie bereitsteht. Durch eine geführte Korrektur können Sie die Berichtigung jederzeit online heilen.

Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:  

1. Sie können über die Feldänderung, wenn Sie beispielsweise eine falsche Rechnungsnummer geliefert haben, ganz einfach die Rechnungsnummer anpassen.
2. Wenn Sie eine Berichtigung haben, bei dem ein Dokument nachgereicht werden muss, z. B. bei einer Preisberichtigung, können Sie die fehlenden Unterlagen (z. B. den Vertrag) ganz einfach online hochladen. Dokumente werden in folgenden Formaten akzeptiert: PDF, JPEG, tif, png
   
   Gehen Sie dabei wie folgt vor:
   Zunächst müssen Sie den Vorgang auf „In Bearbeitung“ über den Button „Aktionen“ rechts oben setzen. Nachdem Sie die Berichtigung geheilt bzw. die Daten bearbeitet haben, müssen Sie den Status von „offen“ auf „korrigiert“ setzen und auf „Speichern“ klicken. Nun brauchen Sie den Vorgang lediglich noch auf „Abschließen“ (ebenfalls über den Button „Aktionen“ rechts oben) setzen. Die Daten und Hinweise werden maschinell und automatisch wieder in unseren Abrechnungsprozess zur erneuten Prüfung gesteuert.

Sie bekommen pro Tag eine Benachrichtigung per E-Mail, dass Berichtigungen zur Bearbeitung anstehen. Hierbei können mehrere Berichtigungen angesprochen werden.

Durch Anklicken des Buttons „Heilen“ werden Sie an die Stelle im Service-Portal geführt, die Sie korrigieren müssen. Hier erhalten Sie auch die Informationen, wie Sie die Berichtigung heilen können. Bitte vergessen Sie vor der Bearbeitung des Vorganges nicht, diesen auf „in Bearbeitung“ (über den Button „Aktionen“ oben rechts) zu setzen.

Ja, die Berichtigungen stehen sechs Monate rückwirkend ab dem Zeitpunkt der Registrierung zur Verfügung. Eine Bearbeitung/Heilung der Berichtigung ist nur bis maximal drei Monate vor dem Registrierungszeitpunkt möglich.

Ein Vorgang steht Ihnen 3 Monate nach der Bereitstellung der Berichtigung zur Verfügung.
Innerhalb dieser Frist können Sie alle noch zu klärenden Vorgänge (z. B. Einholung einer Genehmigung) auf Wiedervorlage setzen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Beleg nicht mehr über das Service-Portal bearbeitet werden.

Diese Vorgänge werden nach 3 Monaten in den Bereich „Abgeschlossene“ weitergeleitet und können dann nicht mehr bearbeitet werden.

Die abgeschlossenen Vorgänge bleiben 3 Monate für Sie zur Ansicht. Danach stehen sie im Service-Portal – Modul Berichtigungsmanagement – nicht mehr zu Verfügung.

Gerne können Sie uns dann einen schriftlichen Widerspruch zukommen lassen. Denken Sie bitte daran, die erste Seite unserer Berichtigungsschreibens mitzusenden.

Ja, nach 30 Minuten Inaktivität wird die Anwendung aus Datenschutzgründen automatisch beendet.

Ja, aus Datenschutzgründen erfolgt nach 90 Tagen eine Aufforderung zur Passwortänderung.

Ja, Sie können alle Dokumente weiterleiten. Entsprechende PDF-Formate sind hinterlegt.

Ja, Sie können über den Button „Upload“ fehlende Dokumente hochladen.

Folgende Dateiformate werden unterstützt:
PDF, JPEG, tif und png

Ja, Verordnungen werden unter „Details/Verordnungsdetails“ angezeigt. Jedoch muss die Bildschirm-Auflösung auf 100 % eingestellt werden. Ansonsten wird der linke Teil des Service-Portals nicht angezeigt.

Ja, die Dateiformate PDF, JPEG, tif und png können aus dem Service-Portal gedruckt werden.

Die maximale Dateigröße zum Hochladen beträgt 25 MB.

Bei der erstmaligen Registrierung Ihrer Institution werden Ihre Daten und die eines Mitarbeitenden übermittelt, für den dann ein personalisierter Account eingerichtet wird. Dieser Mitarbeitende wird als Administrator eingerichtet. Nach erfolgtem Abschluss der Registrierung kann dieser Mitarbeitende über die Benutzeroberfläche des Service-Portals für Leistungserbringer weitere personalisierte Accounts einrichten. Dabei werden initiale Passwörter vergeben, die an die betreffenden Mitarbeitenden innerhalb Ihrer Organisation weitergegeben werden können.

Sie können beliebig viele Benutzer im Service-Portal für Leistungserbringer – Modul Berichtigungsmanagement – anlegen. Bitte beachten Sie, dass für jeden Benutzer eine Authentifizierungs-App auf einem Smartphone installiert sein muss, um das Modul Berichtigungsmanagement zu nutzen. Jeder Benutzer hat seinen eigenen QR-Code.

Ja, alle vom Administrator angelegten Benutzer benötigen ebenfalls eine Authentifizierungs-App zur Generierung der Authentifizierungscodes.

Der Administrator kann die Benutzer seiner eigenen Institution verwalten. Das heißt, der Administrator hat die Möglichkeit, Benutzerdaten einzusehen, zu bearbeiten, zu löschen und Passwörter für Benutzer neu zu generieren. Zudem ist es möglich, neue Benutzer für die eigene Institution anzulegen. Administratoren können über die Bearbeitungsfunktionalität Benutzer aktivieren/deaktivieren. Ein deaktivierter Benutzer hat keinen Zugriff mehr auf das Modul Berichtigungsmanagement.

Ja, der Administrator hat die Rechte, die Sitzungen der einzelnen Benutzer zu beenden.

Voraussetzung für den Zugang ist eine erstmalige Registrierung Ihrer Institution im Modul Berichtigungsmanagement. Nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe Ihrer Registrierung wird für Sie ein personalisierter Account eingerichtet. Per Post erhalten Sie Ihre erforderlichen Zugangsdaten für das Modul Berichtigungsmanagement und eine Authentifizierungs-App. Den QR-Code benötigen Sie für die Installation der App im Google Play Store oder Apple App Store.

1. Auf Ihrem Smartphone gibt es Play Store bzw. App-Store verschiedene Authentifizierungs-Apps. Der Play Store bzw. App-Store ist ein Shop, über den Sie kostenlose und kostenpflichtige Apps beziehen. Laden Sie sich eine dieser Apps auf Ihr Smartphone. 
2. Scannen Sie den QR-Code des Briefes, den Sie per Post erhalten haben, um sich darin als Anwender zu hinterlegen.
3. Rufen Sie das Service-Portal auf, melden Sie sich im Portal an und geben den mit der App generierten Code in die Authentifizierungsmaske ein.
4. Wiederholen Sie dies bei jedem Portal-Aufruf.

Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist für uns ein wichtiges Anliegen, das wir bei unseren Geschäftsprozessen berücksichtigen.

Als Körperschaft des öffentlichen Rechts unterliegen wir den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (EU-DGSVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), und den Bestimmungen über den Sozialdatenschutz im SGB I und SGB X (Sozialgesetzbücher). Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern beachtet werden.

Das Service-Portal für Leistungserbringer enthält personenbezogene Daten und Sozialdaten. Aus Datenschutzgründen erfolgt der Identitätsnachweis eines Nutzers über eine sogenannte Zwei-Faktor-Authentisierung. Es wird nicht nur ein Passwort abgefragt, sondern auch ein Sicherheitscode verschickt. Für die Übermittlung des 2. Faktors zum Zugriff auf geschützte Daten muss eine Authentifizierungs-App installiert werden, die ausschließlich Authentifizierungscodes generiert. Zusätzlich zum Service-Portal für Leistungserbringer benötigen Sie daher immer die App. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter  https://www.abrechnungszentrum-emmendingen.de/datenschutz.

Der Administrator und die Benutzer sind verpflichtet, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Einsichtnahme, das Mithören und den Zugriff Dritter auf Daten und Informationen zu verhindern. Insbesondere dürfen Passwörter und Zugangswege nicht an Dritte weitergegeben werden. Bei gedrucktem Papier ist ein Fremdzugriff zu unterbinden, eine Zweckentfremdung ist untersagt.

Nein, das müssen Sie nicht. Die Abrechnungswege sind gesetzlich geregelt. Wir, das Abrechnungszentrum Emmendingen, nehmen keine Funktion wahr, die in den Aufgabenbereich eines Leistungserbringers fällt. Insofern sind wir auch kein Auftrags-Verarbeiter für Leistungserbringer und es ist auch keine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu treffen.

Der Leistungserbringer oder dessen Abrechnungsstelle rechnet mit dem Sozialversicherungsträger (z. B. der Krankenkasse) ab. Wir sind im Rahmen der Abrechnungsprüfung als Dienstleister (Auftragnehmer) für Sozialversicherungsträger (z. B. die Krankenkasse) tätig. Hier bestehen entsprechende Verträge und Datenschutzvereinbarungen. Unsere Mitarbeitenden sind auf die Geheimhaltung/Vertraulichkeit verpflichtet.   

Mehr Informationen finden Sie unter:  

• https://www.abrechnungszentrum-emmendingen.de/meta-navigation/datenschutz.html
• https://www.abrechnungszentrum-emmendingen.de/meta-navigation/impressum.html
• https://www.abrechnungszentrum-emmendingen.de/unternehmen/qualitaet.html.

Sie erreichen unser Support-Team für das Service-Portal für Leistungserbringer per E-Mail an mein-le-portal@arz-emmendingen.de.

Jeden Mittwoch (17.00 Uhr bis 20.00 Uhr) werden unsere Systeme gewartet. In dieser Zeit steht Ihnen das Service-Portal für Leistungserbringer nicht zur Verfügung.

Bitte rufen Sie das Service-Portal für Leistungserbringer zu einem späteren Zeitpunkt erneut auf. Falls Sie es auch zu einem späteren Zeitpunkt nicht aufrufen können, melden Sie sich bitte bei unserem Support-Team. Sie erreichen dieses unter der Telefonnummer 07641 9201-444 oder per E-Mail an mein-le-portal@arz-emmendingen.de.