FAQ – Datenträgeraustausch

107436557, dieses IK muss bei der Abrechnung für die angeschlossenen Betriebskrankenkassen und Ersatzkassen in den maschinenlesbaren Daten als logischer sowie physikalischer Empfänger eingetragen werden. Außerdem wird das IK nochmals im UNB-Segment der Nutzdaten aufgeführt.

Daten zu Abrechnungen für die IKK gesund Plus laufen über die in der Kostenträgerdatei genannte Annahmestelle BITMARCK Service GmbH, IK 109900019.

Hinweis: Häufig wird bei der Datenanlieferung anstelle des IKs 107436557, das IK des Kostenträgers, d. h. der Krankenkasse eingetragen. Dieser Fehler muss in den Stammdaten Ihrer Abrechnungssoftware korrigiert werden. Bitte wenden Sie sich ggf. an Ihren Softwarelieferanten.

Es wird eine Software benötigt, welche die Abrechnungsdaten im EDIFACT-Format ausgeben kann.

Bei der ITSG ist ein PKCS#7-Schlüssel zu beantragen und die Abrechnungssoftware muss eine Schnittstelle zur Verschlüsselungssoftware bieten. Die Verschlüsselungssoftware kann in die Abrechnungssoftware integriert sein oder auch separat (nachgelagert) ausgeführt werden.

Bei den Papierbelegen muss unbedingt ein Begleitzettel für Urbelege als erstes auf den Abrechnungsunterlagen liegen. Urbelege – und in der Anfangsphase auch noch die Papierrechnung - am besten pro Abrechnungsvorgang zusammentackern.

Der Begleitzettel für Urbelege (BfU) muss als solcher zu erkennen sein. Am besten über die Überschrift „Begleitzettel für Urbelege“. Pro Abrechnungsvorgang ist ein eigener Begleitzettel für Urbelege mitzuschicken, d. h. es darf auf einem Begleitzettel für Urbelege nur eine Rechnungsnummer aufgeführt werden.

Der BfU benötigt auf jeden Fall folgende Informationen: IK des Rechnungsstellers, IK des Kostenträgers, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Diese vier Werte müssen mit den Angaben im DTA übereinstimmen.

Ja. Gerne stellen wir Ihnen ein Musterdokument für einen Begleitzettel für Urbelege zum Download bereit.

Ausführliche Informationen zu den Technischen Anlagen (aktuelle und zukünftige Versionen) finden Sie auf der Internetseite des GKV-Spitzenverbandes.

Zum E-Mail-Verfahren müssen die Daten verschlüsselt werden. Die Schlüssel werden über die ITSG vergeben und verteilt. Es ist keine Freischaltung durch das Abrechnungszentrum Emmendingen nötig.

Im Betreff muss das IK des Rechnungsstellers eingetragen werden – nur die neun Ziffern. Bitte fügen Sie keine zusätzlichen Informationen (z. B. "WG:" bei Weiterleitungen oder Hinweise zum Abrechnungszeitraum) ein, da sonst das IK nicht mehr erkannt wird. Zusätzliche Zeichen führen trotz Zulassung und Freischaltung zu einer Ablehnung der Daten.

Es darf pro E-Mail nur eine Auftragsdatei und eine passende Nutzdatei als Anhang verschickt werden. Wenn Ihr Versendesystem Visitenkarten mitschickt, werden diese Dateien ignoriert. In der Regel wird im E-Mail-Text der Name der ESOL- bzw. TSOL-Datei und die Dateigröße eingetragen. Diese Informationen erleichtern bei Rückfragen die Recherche.

ESOL steht für „Echtverfahren Sonstige Leitungserbringer“, TSOL für „Testverfahren Sonstige Leistungserbringer“ Im Bereich TP6 heißen die Dateien EPFL0 und TPFL0.

Die Annahme bzw. Verarbeitung der Daten erfolgt jedoch unabhängig vom E-Mail-Text, da dieser zur Abrechnung nicht benötigt und deshalb separat abgelegt wird.

Die Daten werden, verschlüsselt, direkt an das Abrechnungszentrum Emmendingen versandt und gelangen somit auch schnell durch die Prüfstufen 1 - 3. Diese Prüfung meldet Ihnen dann zurück, ob die Datenlieferung formal korrekt war.

Es entsteht kein Medienbruch, da Sie ansonsten die Daten auf eine CD brennen und an das Abrechnungszentrum Emmendingen senden müssten. Sie können auf formale Fehler erst sehr viel später reagieren.

Die E-Mail-Adresse für Datenlieferungen aus dem Bereich „Sonstige Leistungserbringer“ lautet inbox@tp5.arz-emmendingen.de.

Über diese Mailadresse werden auch die Daten für die Pflegeversicherung angenommen.

Bitte prüfen Sie, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse verwendet haben (inbox@tp5.arz-emmendingen.de).

Kontrollieren Sie den SPAM-Filter Ihres E-Mail Accounts. Wenden Sie sich ggfs. an Ihren Systemadministrator.

Bitte prüfen Sie, ob die Adresse, mit der die Datenlieferung versendet wurde, auch E-Mails empfangen kann.

Der Versand der Annahmebestätigungen kann einige Stunden dauern. Sollten Sie am darauffolgenden Tag noch nichts erhalten haben, kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular. Wir werden dann zügig recherchieren ob Ihre Datenlieferung eingegangen ist.

Die Technische Anlage sieht die Aufbewahrung einer Sicherungskopie durch den Absender bis zur Bezahlung vor. Sollten Ihnen dennoch die Daten nicht (mehr) vorliegen, so setzen Sie sich zur Datenneuerstellung bitte mit Ihrem Softwarelieferanten in Verbindung. Falls Sie Rechnungen stornieren müssen und sich in den Daten die Rechnungsnummer und/oder das Rechnungsdatum ändert, informieren Sie uns bitte. Geben Sie uns dabei Ihr Rechnungssteller-IK, die alte und die neue Rechnungsnummer an. Gerne per E-Mail an dale@arz-emmendingen.de.

In Ausnahmefällen und während der Testphase kann über eine parallel übermittelte Papierrechnung abgerechnet werden. Bitte beachten Sie jedoch hierzu, dass gemäß § 303 SGB V für die Nacherfassung bis zu 5 % des Rechnungsbetrages in Abzug gebracht werden kann, sobald Sie sich im Echtverfahren befinden. Sie können die Originalbelege zur Datenneuerstellung auch zurückerhalten.

Bitte überprüfen Sie, ob die Daten direkt an uns (IK 107436557) übermittelt wurden oder vielleicht an die BITMARCK Service GmbH in Essen (IK 104027544) oder eine andere Annahmestelle geschickt werden. Gab es vielleicht eine Information, dass die Daten aufgrund von Problemen bei der Entschlüsselung nicht angenommen werden konnten? Waren die Daten vielleicht fehlerhaft?

In Ausnahmefällen kann über eine parallel übermittelte Papierrechnung abgerechnet werden. Bitte beachten Sie jedoch hierzu, dass gemäß § 303 SGB V für die Nacherfassung bis zu 5 % des Rechnungsbetrages in Abzug gebracht werden kann. Sie können die Originalbelege zur Datenneuerstellung auch zurückerhalten.

Die aus unserer Sicht optimale Datenübermittlung erfolgt per E-Mail.  

• E-Mail
• FTAM over IP
• Datenträger (CD)

Wenn Sie Daten per FTAM over IP direkt an uns übermitteln, überprüfen Sie bitte die IP-Adresse und die Freischaltung an Ihrer Firewall.

In der Auftragsdatei muss das IK 107436557 als logischer und physikalischer Empfänger eingetragen sein.

Falls hier kein Fehler vorliegt, ist die IP-Adresse möglicherweise aufgrund einer Wartung nicht erreichbar. Bitte übertragen Sie die Daten zu einem späteren Zeitpunkt.

Wenn Sie zum ersten Mal Daten übermitteln möchten, setzen Sie sich bitte mit uns telefonisch in Verbindung. Vermutlich ist Ihr IK noch nicht zur FTAM-Datenannahme freigeschaltet und wir müssen noch einen Stammdatensatz anlegen.

Vorteil, wie bei der E-Mailübermittlung: Es entsteht kein Medienbruch, da Sie ansonsten die Daten auf eine CD brennen und an das Abrechnungszentrum Emmendingen senden müssten. Sie können auf formale Fehler erste sehr viel später reagieren.

Ja. Die direkte Datenannahme durch das Abrechnungszentrum Emmendingen erfolgt für angeschlossene Betriebskrankenkassen und Ersatzkassen. Für die IKK gesund plus erhalten wir nur die Papierbelege. Die Daten werden uns über die BITMARCK Service GmbH übermittelt. Per E-Mail können Sie hierzu die Adresse le@bitmarck-daten.de verwenden. Bitte beachten Sie, dass ggf. eine Freischaltung durch die Datenannahmestelle erfolgen muss. Als logischen und physikalischen Empfänger tragen Sie bitte das IK 109900019 ein.

• Segmentname: FKT
• Feldname: IK des Kostenträger

Hilfestellung: Die Krankenkasse ist uns in diesem Bereich nicht angeschlossen. Der Bereich wird über den Leistungserbringersammelgruppenschlüssel angegeben. Das Routing, welche Daten an welche Abrechnungsstelle zu übermitteln sind, ist in der Kostenträgerdatei hinterlegt.

Konstellation 1:

• Segmentname: ESK
• Feldname: Uhrzeit Beginn

Hilfestellung: Im Einsatzkopfsegment ist eine Uhrzeit angegeben. Diese Fehlermeldung besagt entweder, dass die zeitliche Sortierung der Leistungen unstimmig ist oder dass zur gleichen Uhrzeit Leistungen übermittelt wurden.

Konstellation 2:

• Segmentname: ESK
• Feldname: Datum der Leistungserbringung

Hilfestellung: Im Einsatzkopfsegment ist ein Datum angegeben. Diese Fehlermeldung besagt entweder, dass die zeitliche Sortierung der Leistungen unstimmig ist oder dass am gleichen Tag Leistungen noch einmal übermittelt wurden.

• Segmentname: ENF
• Feldname: Abrechnungscode

Hilfestellung: Für den Abrechnungscode gibt es in Abhängigkeit vom Leistungserbringersammelgruppenschlüssel zulässige Schlüsselwerte. Der angegebene Wert wurde hier nicht gefunden und ist damit ungültig

Konstellation 1:

• Segmentname: EKT
• Feldname: Leistungserbringergruppe                                                                            

Hilfestellung: Die Leistungserbringergruppe ist immer in der korrekten Feldlänge anzugeben. Die zulässigen Schlüsselwerte finden Sie im Schlüsselverzeichnis der Technischen Anlage.

Konstellation 2:

• Segmentname: EKT
• Feldname: Abrechnungscode

Hilfestellung: Der Abrechnungscode ist immer in der korrekten Feldlänge anzugeben. Die zulässigen Schlüsselwerte finden Sie im Schlüsselverzeichnis zur Technischen Anlage.

Konstellation 3:

• Segmentname: ESK
• Feldname: Uhrzeit Ende

Hilfestellung: Die Uhrzeit ist in der korrekten Feldlänge anzugeben.

Konstellation 4:                                                                                                 

• Segmentname: ESK
• Feldname: Uhrzeit Beginn

Hilfestellung: Die Uhrzeit ist in der korrekten Feldlänge anzugeben.

• Segmentname: EKT
• Feldname: Tarifkennzeichen

Hilfestellung: Das Tarifkennzeichen ist immer anzugeben. Die zulässigen Schlüsselwerte finden Sie im Schlüsselverzeichnis zur Technischen Anlage.

• Segmentname: ESK
• Feldname: Datum der Leistungserbringung                                                                       

Hilfestellung: Es darf niemals in die Zukunft fakturiert werden, d. h. das Rechnungsdatum muss immer nach dem Datum der Leistungserbringung liegen.

• Segmentname: ESK
• Feldname: Datum der Leistungserbringung                                                                       

Hilfestellung: Es darf niemals in die Zukunft fakturiert werden, d. h. das Datum der Leistungserbringung darf nicht größer sein als das Eingangsdatum.

• Segmentname: FKT
• Feldname: IK der Krankenkasse

Hilfestellung: In jedem neustelligen IK ist die 9. Ziffer eine Prüfziffer, die sich über die übrigen Stellen berechnet. Die Kontrollrechnung hat ergeben, dass das gelieferte IK ungültig ist.

• Segmentname: FKT
• Feldname: IK des Kostenträgers

Hilfestellung: Obwohl das Abrechnungszentrum Emmendingen unter dem IK 107436557 die Rechnung bezahlt, ist trotzdem die Krankenkasse der Kostenträger, d. h. an dieser Stelle muss ein Krankenkassen-IK eingetragen werden.

Bitte wenden Sie sich in dem Fall an Ihren Softwarehersteller. Vielen Dank.

• Segmentname: ELS
• Feldname: Leistung

Hilfestellung: Die Positionsnummer in der Pflegeversicherung besteht aus vier Schlüsselteilen, die in Abhängigkeit zueinander stehen. Für jeden Teilschlüssel gibt es eine definierte Länge und ggf. bestimmte Schlüsselinhalte. Die Fehlermeldung besagt, dass der gelieferte Schlüsselwerte ungültig ist.

• Segmentname: FKT
• Feldname: IK des Kostenträgers

Hilfestellung: Hier gibt es zwei mögliche Fehlerquellen: a) In der Pflegeversicherung dürfen nur Institutionskennzeichen der Pflegekassen eingetragen werden. Diese beginnen immer mit den Ziffern "18". Krankenkassen-IK's (beginnend mit "10" sind unzulässig. b) Die Pflegekasse ist uns im Bereich Pflegeversicherung nicht angeschlossen.

• Segmentname: FKT
• Feldname: IK der Pflegekasse

Hilfestellung: In jedem neustelligen IK ist die 9. Ziffer eine Prüfziffer, die sich über die übrigen Stellen berechnet. Die Kontrollrechnung hat ergeben, dass das gelieferte IK ungültig ist.

• Segmentname: REC

Hilfestellung: Kostenträger in der Pflegeversicherung sind die Pflegekassen. Damit müssen Pflegekassen-IK's als Kostenträger angegeben werden. Diese beginnen immer mit den Ziffern "18" und nicht mit "10" (= Krankenkassen-IK).

• Segmentname: IAF
• Feldname: Gesamtbruttobetrag

Hilfestellung: Die Kontrollrechnung zur Ermittlung des Gesamtbruttobetrags, weist einen Summenfehler auf.

• Segmentname: FKT
• Feldname: IK des Kostenträgers

Hilfestellung: Obwohl das Abrechnungszentrum Emmendingen unter dem IK 107436557 die Rechnung bezahlt, ist trotzdem die Pflegekasse der Kostenträger, d. h. an dieser Stelle muss ein Pflegekassen-IK eingetragen werden.

Bitte wenden Sie sich in dem Fall an Ihren Softwarehersteller. Vielen Dank.